Renouveler un contrat de service

OBJECTIF

Dans les entreprises de service, plusieurs entreprises signent des contrats avec leurs clients pour une durée d’un an ou plus, pour des services d’entretien ou de réparation à être effectués à un endroit donné.

Chaque année, ces contrats doivent être renouvelés dans maestro* afin de redémarrer le processus de facturation du contrat, d’initier à nouveau les travaux d’entretien périodiques et d’autoriser l’exécution de nouveaux travaux liés à ces contrats en permettant l’entrée d’appels de maintenance ou de service.

Il existe trois méthodes pour renouveler les contrats :

 

PRÉREQUIS

 

Étapes

Renouveler un contrat de service immédiatement à partir de l’option Gestion des contrats

  maestro* > Appels de service > Appels de Service > Contrat > Gestion des contrats

Cette méthode est la méthode la plus connue et la plus utilisée. Elle est disponible dans toutes les versions de maestro*. Elle consiste, à partir de l’option Gestion des contrats, à rappeler le contrat à l’écran et à cliquer sur l’icône Renouveler un contrat.

Cette méthode peut être utilisée lorsque l’une ou l’autre des situations suivantes est présente :

  • Le contrat est échu dans maestro*;
  • Un seul contrat doit être renouvelé à la fois;
  • Le renouvellement doit être effectif immédiatement.

Avant de renouveler un contrat, l’usager doit s’assurer que les visites ont toutes été générées et, pour les contrats différés, que les revenus perçus d’avance ont bien été transférés.

Avec cette méthode, le processus de renouvellement de contrat devrait ressembler à ceci :

 

Le processus peut différer en fonction du contexte de votre entreprise.
  1. Imprimer une liste des contrats en fonction d’une date d’échéance à partir de l’option Liste des contrats.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrats > Liste des contrats
  1. En fonction de la liste des contrats, accéder à l’option Impression des formulaires de contrat, puis imprimer le formulaire présentant les informations contenues dans les contrats.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Impression des formulaires de contrat

À cette étape, une négociation peut avoir lieu avec votre client pour le renouvellement de votre entente.

 

Cette étape peut être omise si les ententes contractuelles envoyées aux clients ne sont pas imprimées par maestro*.

Le formulaire peut être personnalisé et est défini dans les Configurations diverses du module Appels de service. Le formulaire est le même que celui utilisé pour la Gestion des contrats.

  1. À la réception de l’entente signée par votre client, procéder au renouvellement du contrat via l’option Gestion des contrats en cliquant sur l’icône Renouveler le contrat.
 

maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrats > Gestion des contrats

 

Réviser les informations du contrat et dans le cas d’un contrat différé, créer le perçu d’avance.

Pour obtenir de plus amples informations sur le renouvellement de contrat avec cette méthode, consulter la rubrique Gestion des contrats.

 

Préparer le renouvellement de contrat à partir de l’option Préparation des renouvellements

  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Préparation des renouvellements

 

Cette méthode est disponible à partir de la version 3.04 de maestro*.

La Préparation des renouvellements permet de préparer le renouvellement d’un contrat à partir d’un contrat existant qui est toujours en vigueur, et ce, sans affecter celui-ci.

Il est alors possible pour l’usager d’effectuer des changements qui affecteront la prochaine entente, en modifiant les diverses informations du contrat : le calendrier de visites, les équipements, les garanties, les montants à facturer, etc.

Le contrat en préparation de renouvellement est sauvegardé dans une table temporaire et n’affecte pas le contrat en cours.

Cette méthode peut être utilisée lorsque l’une ou l’autre des situations suivantes est présente :

  • Le contrat de service est actuellement en vigueur;
  • Des modifications doivent être apportées au contrat renouvelé sans affecter le contrat actuel;

 

Puisque le contrat courant n’est pas affecté, cette option ne devrait pas être utilisée si les changements doivent affecter les appels de maintenance à venir dans le contrat courant.

Avec cette méthode, le processus de renouvellement de contrat devrait ressembler à ceci :

 

Le processus peut différer en fonction du contexte de votre entreprise.
  1. Imprimer une liste des contrats en fonction d’une date d’échéance à partir de l’option Liste des contrats.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrats > Liste des contrats
  1. À partir de l’option Préparation de renouvellement, préparer le contrat à renouveler en effectuant les changements au contrat et en créant les perçus d’avances dans le cas d’un contrat différé.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Préparation des renouvellements
  1. À partir de l’option Impression des formulaires de contrat de la section Renouvellement des contrat, imprimer le détail du contrat en préparation.

À cette étape, des négotiations peuvent être entamées avec votre client concernant le renouvellement du contrat.

 

Cette étape peut être omise si les ententes contractuelles envoyées aux clients ne sont pas imprimées par maestro*.

Le formulaire peut être personnalisé et est défini dans les Configurations diverses du module d’Appels de service. Le formulaire est le même que celui utilisé pour la Gestion des contrats.

  1. La Liste des contrats en préparation de renouvellement permet d’obtenir les contrats qui ont été préparés dans l’option Préparation des renouvellements et qui sont encore en cours de renouvellement.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Liste des contrats en préparation de renouvellement
  1. Lorsque le contrat actuel arrive à échéance, il est possible de transférer le contrat préparé en contrat réel.

Deux méthodes sont possibles :

  1. Un contrat à la fois à partir de l’icône Transférer la préparation en contrat courant de l’option Préparation des renouvellements.

OU

  1. Plusieurs contrats à la fois en utilisant l’option Renouvellement en lot.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Renouvellement en lot

Pour obtenir de plus amples informations sur le fonctionnement de la préparation de renouvellement, consulter la rubrique Préparation des renouvellements.

 

Utiliser le Renouvellement en lot pour renouveler plus d’un contrat à la fois

  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Renouvellement en lot

 

Cette méthode est disponible à partir de la version 3.04 de maestro*.

Le renouvellement en lot permet de renouveler massivement des contrats de service.

Cette option permet de renouveler des contrats présentement en cours ou des contrats pour lesquels une préparation de renouvellement a été produite.

Cette méthode peut être utilisée lorsque l’une ou l’autre des situations suivantes est présente :

  • Plusieurs contrats doivent être renouvelés en même temps;
  • Peu de modifications sont requises dans les contrats renouvelés;
  • Une même date de début de contrat et un même taux de majoration sont applicables à plusieurs contrats.

Avec cette méthode, le processus de renouvellement de contrat devrait ressembler à ceci :

 

Le processus peut différer en fonction du contexte de votre entreprise.

Pour les contrats en cours

  1. Imprimer une liste des contrats en fonction d’une date d’échéance à partir de l’option Liste des contrats.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrats > Liste des contrats
  1. Renouveler massivement les contrats en sélectionnant les contrats à renouveler et en spécifiant le taux de majoration à partir de l'option Renouvellement en lot.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Renouvellement en lot

 

Si des changements sont requis dans les contrats, veuillez faire l’étape 3.
  1. Modifier les contrats : lorsque le renouvellement en lot est effectué, les contrats nouvellement renouvelés sont disponibles via l’option Gestion des contrats.

 

Lorsque des changements sont requis au contrat, l’usager doit ouvrir le contrat dans la Gestion des contrats et apporter les modifications nécessaires au contrat. Cette étape doit être répétée pour chaque contrat où des modifications sont requises.

Pour les contrats en préparation

  1. Imprimer une liste des contrats en fonction d’une date d’échéance à partir de l’option Liste des contrats.
  maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrats > Liste des contrats
  1. À partir de l’option Renouvellement en lot, sélectionner les contrats en préparation et cliquer sur l’icône Transférer et renouveler.

 

À cette étape, les contrats provenant de la Préparation des renouvellements sont effacés de la table temporaire et remplacent le contrat portant le même numéro dans la Gestion des contrats.

Pour obtenir de plus amples informations sur le renouvellement de contrat avec cette méthode, consulter la rubrique Renouvellement en lot.

 

Voir aussi 

 

Dernière modification : 20 septembre 2024